Verbeter projectmanagement in de bouw

Werken met verouderde rapporten

Bij de start van en tijdens een project maakte iemand verschillende rapportages om alle betrokkenen inzicht te geven in het budget, de planning, de voortgang, het gebruikte materieel, de lopende kosten, etc. Op het moment dat zo’n rapport bij de projectleider, teamleider of controller kwam was het al verouderd. Werken projectmanagers en controllers in jouw bedrijf ook nog steeds met rapporten op basis van verouderde data? Dan is het echt belangrijk om daar verandering in te brengen en te investeren in verbeterd projectmanagement in de bouw! Werken met data uit Excel-bestanden geeft jou immers geen realtime inzicht in hoe projecten er nú voorstaan.

Projectmanagment in de bouw: altijd weten wat er speelt

Er gebeurt ontzettend veel op de bouwplaats. Zelfs de kleinste vertraging kan impact hebben op het hele project. Zo kunnen logistieke problemen, onverwachte weersomstandigheden of de levering van beschadigd materiaal de planning behoorlijk in de war gooien. In zo’n situatie wil je werkzaamheden op de bouwplaats aanpassen aan deze onverwachte factoren. Door met digitale tools te werken informeer je met slechts enkele klikken en swipes alle betrokkenen over wat er speelt. En als je kiest voor apps die in verbinding staan met je ERP-pakket, ervaar je nóg meer voordelen. Alles wat collega’s op de bouwplaats registeren via apps is onmiddellijk zichtbaar voor collega’s op kantoor. Zo weet je altijd wat er speelt bij alle projecten waar jouw bedrijf bij betrokken is.

Aan de slag met voortgangsrapportages

Een dagelijkse update is bij bouwprojecten een absolute must. Welke activiteiten zijn afgerond en welke lopen vertraging op? Deze info heb je nodig om bij te sturen en de vervolgstappen te bepalen. Een goede planning en coördinatie zijn hierbij allesbepalend. Maar we weten allemaal dat projectmanagers en -leiders geen tijd hebben om dagelijks rapportages bij te houden. Zo’n rapportage wordt daardoor al snel een wekelijkse rapportage, en daarna een tweewekelijkse. Dat is een behoorlijk risico, want zo loop je dingen mis. Toch is het niet onmogelijk om grip op projecten te houden. Maar dan heb je wel eenvoudige, digitale en geautomatiseerde dashboards en rapportages nodig op basis van data uit jouw ERP-systeem.

Bijblijven dankzij materiaalrapporten

Om de bouwkwaliteit te verbeteren en bij te blijven met alle nieuwe trends, zijn bedrijven in de bouw, GWW en installatie altijd op zoek naar nieuwe en innovatieve materialen. Maar ook hier ben je sterk afhankelijk van andere factoren. Kijk maar naar de stijgende materiaalprijzen en beschikbaarheidsproblemen waarmee we de afgelopen jaren kampten. Veel bedrijven gebruiken daarom marktonderzoeken en prognoses van gespecialiseerde strategen om hen inzicht te geven in wat er in de sector gebeurt. Maak daarnaast gebruik van je ERP-systeem om beter inzicht te krijgen in materialen en leveranciers. Werk bijvoorbeeld met een lijst van jouw voorkeursleveranciers. Verkopers, calculators en inkopers gebruiken altijd dezelfde informatie, waardoor de kostenplanning en de voorspelbaarheid van projecten verbetert.

Cost-to-complete rapport (CTC-rapport)

Belangrijke informatie tijdens projecten: hoeveel hebben we tot nu toe al uitgegeven, en hoeveel budget hebben we nog nodig om het project af te ronden. Dit is ongetwijfeld het belangrijkste rapport, want het bevat gegevens uit de andere rapporten. Bovendien laat je de geprojecteerde winstmarges al in de beginfase toetsen. Zo zorg je ervoor dat je bedrijf winstgevend blijft. Deze CTC-rapportages zijn niet nieuw, maar ze worden nog te vaak helemaal handmatig opgesteld. Een onnodige en arbeidsintensieve klus. En net zoals bij alle handmatige rapportages: op het moment dat je alle data hebt verzameld, is het rapport alweer verouderd. Met een digitale totaaloplossing maak je deze rapporten in een handomdraai en met minimaal handmatig werk!

Eén bron van de waarheid

Werkt jouw bedrijf aan grote projecten? Dan mag je echt niet langer vertrouwen op verouderde data, handmatige rapportages en losse systemen als basis voor projectmanagement. Wat jij nodig hebt is een totaalpakket waarin alle data en bedrijfsprocessen samenkomen in één geïntegreerde oplossing, speciaal ontworpen voor bedrijven in de bouw, GWW/Infra en installatietechniek.

Wil je meer weten over het verbeteren van projectmanagement in de bouw, GWW en installatie? Lees dan ook onze whitepaper: Rendement of risico: 5 financiële risico’s in bouwprojecten.