Slimme ERP voor de GWW

Vastleggen van projecten

Grip hebben en houden op een project begint volgens Marcel van Noord van 4PS al bij een goede werkbegroting. “Afspraken maken op welke posten er bewaakt gaan worden en het vastleggen van verplichtingen geeft een goed inzicht in de te verwachte kosten. Dat voorkomt verrassingen achteraf met als gevolg snel een negatief resultaat. Belangrijk daarin is dat de uren dagelijks/wekelijks bij de bron (lees: op het project) worden vastgelegd, want de gewerkte uren vormen vandaag de dag een groot onderdeel van de totale begroting. Door het verwachte resultaat tijdig te prognoticeren bestaat in veel gevallen nog de mogelijkheid om gedurende het project tijdig in te grijpen. Tenslotte is het goed vastleggen van meer- en minderwerk een belangrijk aspect dat bepalend kan zijn voor het eindresultaat van een project.”

Microsoft Dynamics

Voor de aannemer is het van groot belang dat bovengenoemde processen goed geregeld zijn in de organisatie. 4PS biedt op basis van Microsoft  Dynamics 365 Business Central een modern platform dat deze processen kan ondersteunen. Van Noord: “Veel aannemers hebben de afgelopen twintig jaar input geleverd om samen met ons een krachtige tool te ontwikkelen die grip biedt op projecten. Steeds meer aannemers in de GWW-branche kiezen dan ook voor dit moderne platform dat volledig beschikbaar is als cloudoplossing.” Zo ook Jelle Bijlsma BV, een GWWbedrijf uit Friesland met 150 medewerkers actief in de infra, grondverzet, baggerwerkzaamheden, transport, groenonderhoud, grondrecycling en betonbouw. Het familiebedrijf heeft enkele jaren geleden zelf een app laten ontwikkelen om tot op detailniveau de inzet van mens en machines real-time te loggen. “Deze app koppelde slechts beperkt met ons oude ERP-systeem. Reden om op zoek te gaan naar een professioneel en modern ERP”, zegt Jelle Coen Bijlsma.

Dichter op projecten

“De keuze viel al snel op 4PS Construct, vooral vanwege het gebruiksgemak en het feit dat het een Microsoft-toepassing betreft”, vervolgt Bijlsma. “Dat laatste betekent dat we als eindgebruiker automatisch meeliften op alle verbeteringen die worden doorgevoerd. Het ERP-systeem blijft dus voortdurend op een hoog niveau. Het systeem lijkt bovendien heel erg op andere Office-toepassingen van Microsoft. Dat maakt dat onze medewerkers getriggerd worden om alle opties en functionaliteiten te benutten. Dankzij 4PS zijn alle projectgegevens tot op detailniveau beschikbaar en kunnen we heel nauwkeurig monitoren waar we bijvoorbeeld uit de bocht dreigen te vliegen om daar vervolgens op bij te sturen. We zitten veel dichter op het project qua financiële gegevens en komen niet achteraf voor voldongen feiten te staan. Een ander groot voordeel is dat we de papierstroom tot nul hebben kunnen reduceren. Er raakt niets meer kwijt, papierwerk hoeft niet meer langs verschillende bureaus, want alles is keurig netjes digitaal te vinden in één systeem. Dat scheelt tijd en minimaliseert de kans op fouten.”

Standaardiseren

Bijlsma: “We zijn nu bezig met een groot waterbouwproject voor Waterschap Friesland waarbij we een aantal grote gemalen vervangen. Vrijwel alle disciplines binnen onze organisatie zijn hierbij betrokken. Met 4PS kunnen we het complexe project veel eenvoudiger monitoren dan voorheen. Overigens lopen er bij ons voortdurend zo’n dertig tot veertig verschillende projecten gelijktijdig. Dankzij 4PS weten we via één overzichtelijk dashboard direct wat er speelt en waar we eventueel moeten bijsturen. Zo zijn we altijd in control.”

Jelle Bijlsma heeft net een groeifase achter de rug door de overname van een ander bedrijf. “We zijn sinds vorig jaar ook actief in de betonbouw”, zegt Bijlsma. “Het risico van groei in omvang en complexiteit, is dat je de grip mogelijk kwijtraakt. Het standaardiseren van alle interne processen is nodig om op termijn weer een volgende stap te kunnen maken.”

Benieuwd naar wat 4PS voor u kan betekenen? Marcel van Noord maakt graag een keer kennis met uw organisatie!