Lek Sloopwerken: '4PS Construct is ons op het lijf geschreven'

Bij Lek Sloopwerken houden ze juist van zo’n uitdaging. Van klussen waar anderen hun vingers liever niet aan branden. Ze zijn bij Lek Sloopwerken ook, zoals ze zelf zeggen, ‘van de korte klappen’. Dat merkten wij toen ze er eind vorig jaar voor kozen om te gaan werken met 4PS Construct. De implementatie duurde slechts 3,5 maand! We spraken erover met Robert Jan Huizinga, de financiële man van het bedrijf.

Eigenlijk maakte Lek Sloopwerken al in 2015 de overstap van Excel naar een ERP-systeem. Dat ging echter mis. Het ERP-systeem dat men koos liep achter, werkte niet zoals men wilde en gaf geen inzicht en overzicht. Werken met dit systeem kostte het bedrijf zelfs meer tijd dan alles bijhouden in Excel. Vorig jaar viel de beslissing: zo kon het niet langer. Lek Sloopwerken vroeg opdrachtgevers en partners naar hun ervaringen met ERP-software en na een eerste selectie bleven twee opties over. Na een tweede selectie viel de keuze op 4PS Construct, gebaseerd op Microsoft Dynamics NAV.

Op het lijf geschreven

Robert Jan: “Dat 4PS er met de buit vandoor ging kwam door de goede communicatie tijdens het selectieproces en doordat 4PS Construct een heel duidelijk programma is. De directie had in het verleden al goede ervaringen opgedaan met die andere partij. We waren dus best bevooroordeeld in het voordeel van die andere partij. Des te knapper van 4PS dat we uiteindelijk kozen voor 4PS Construct.”

“4PS Construct is ons dan ook op het lijf geschreven. We zijn een jong, groeiend bedrijf en dan heb je altijd struggelingen met je structuur. De software helpt ons hierbij, omdat die heel duidelijk maakt wat er moet gebeuren. Als je die bescherming standaard hebt ingebouwd scheelt dat een hoop controlewerk. We hebben nu bijvoorbeeld een module ingebouwd met een automatische fiattering. Onze werkvoorbereiders kopen voor een klus wel eens iets in, maar niet iedereen is bevoegd bepaalde bedragen uit te geven. Dat is nu in het systeem gewaarborgd. Voorheen hadden we die begrenzing niet en werd niemand gealarmeerd. Dan liepen we wel eens tegen bonnen aan die nooit uitgeschreven hadden mogen worden.”

Totaalaanpak bij sloopwerkzaamheden

Lek Sloopwerken werd opgericht in 2009 en sindsdien is het bedrijf ieder jaar gegroeid. Wat heel kleinschalig begon met twee medewerkers en veel samenwerkingen met onderaannemers is nu uitgegroeid tot een bedrijf met 40 medewerkers en veel eigen materieel. Er zijn ook diensten bijgekomen.
Robert Jan: “De visie was vanaf het begin al om een totaalpakket te kunnen bieden. Het komt bijvoorbeeld voor dat we ergens een strook asbest vinden. Als je dan eerst zes prijzen op moet vragen loop je geheid uit met de planning. Asbestsanering hebben we dus sinds 2012 in eigen huis. Zaag- en boorwerk in beton beheersten wij niet, maar kunnen wij nu ook zelf.”

Bijzonder korte implementatie

De gesprekken over de implementatie van 4PS Construct begonnen in november 2017. Op basis daarvan deden wij bij 4PS het voorwerk en in januari begonnen we met de gezamenlijke implementatie. Binnen Lek Sloopwerken werden projectgroepen gevormd voor CRM, Materieel, Projecten en Financieel. Samen gingen we aan de slag met het aanmaken van opdrachten en proefdraaien. In april, slechts 3,5 maand later, ging Lek Sloopwerken live met 4PS Construct.

Robert Jan: “Wij zijn zelf wel echt van de korte klappen en werken graag snel. Maar ik kan oprecht zeggen dat dit implementatietraject zo kort duurde doordat 4PS de begeleiding fantastisch heeft aangepakt. Twee consultants met ieder hun eigen kwaliteiten namen het voortouw in onze projectgroepjes. Er werden duidelijke afspraken gemaakt en duidelijke doelen gesteld. Wij hebben ons vervolgens aan die doelen gehouden. Dat ging niet altijd zonder slag of stoot, maar iedereen pakte het op. Iedereen hier was ook eensgezind. We wisten allemaal: we moeten automatiseren, we moeten verder. We willen niet meer al die verschillende excelletjes en standaarden gebruiken met z’n allen. We willen volledig inzicht voor iedereen en een professionele uitstraling.”

Slimme koppelingen met Whitevision en Ibis

“15 mensen bij ons bedrijf werken nu ongeveer twee maanden met het nieuwe ERP-systeem. Het gaat hartstikke goed. Het is wel echt anders, maar onze mazzel is dat de lay-out en werking lijken op Microsoft Office. Heel veel spreekt daardoor voor zich en je kan via veel verschillende routes komen waar je wilt zijn.”
“We hebben ook koppelingen gemaakt, zoals met Whitevision, een inkoopfactuurverwerkingsprogramma waarmee we inkomende documenten snel en makkelijk digitaal kunnen verwerken. 4PS Construct en Whitevision werken fantastisch met elkaar. Doordat ze steeds synchroniseren besparen we enorm veel tijd. Mijn collega die deze gegevens verwerkt werkte altijd fulltime. Ze is nu terug van zwangerschapsverlof en wilde minder gaan werken. Ze werkt nu drie dagen per week, maar krijgt hetzelfde werk in die dagen makkelijk gedaan door de nieuwe software.”

“Een andere koppeling die wij gebruiken is die met het Ibis calculatieprogramma. Letterlijk alles wat in Ibis stond staat nu in 4PS Construct. Dat maakt goede projectbewaking veel makkelijker.”

Nieuw: Grafische Resource Planning (GRP)

Lek Sloopwerken werkt ook met de Grafische Resource Planning (GRP), een relatief nieuw product van 4PS. Hoe zijn de ervaringen hiermee? Robert Jan: “Het kostte even wat ontwikkeltijd en veel nadenken, maar we kunnen nu in balkjes plannen wie met welk materieel waar naartoe gaat. Aan het eind van de week genereert het systeem vervolgens een overzicht van de gewerkte uren en wordt dat op het project gezet. Dat lukt nooit met Excel, dat gaat altijd een keer mis.”

“Het mooie is ook, iedereen kan er nu in, dus iedereen weet wie wat gaat doen, wie waar naartoe gaat en welke spullen hij meeneemt. Er zijn veel minder vragen. Ons buitenpersoneel vindt het ook heerlijk om aan het einde van de dag en week een mailtje te krijgen over wat ze de volgende dag of week gaan doen. Dat sturen we nu met één druk op de knop naar ze toe: ‘Morgen ga je naar dit project, dit moet je meenemen en dat kun je hier ophalen.’”

Meer betrokkenheid, meer controle

“De grootste winst van het werken met 4PS Construct is dat we nu veel meer inzicht hebben in wat er gebeurt en wat de status is van projecten vanaf de aanvraag tot de afronding. Dat is extra prettig binnen ons bedrijf, omdat we een relatief kleine organisatie zijn, waar personen soms meerdere petten op hebben. Ik kan nu bijvoorbeeld zien wie de uitvoerder is op een bepaald project en wat de status is. Voorheen had ik dat inzicht niet. En onze projectleiders kunnen bijhouden of facturen zijn verstuurd en of die al betaald zijn. Dat iedereen dat inzicht de hele tijd heeft doet ook veel met de betrokkenheid. Er is meer controle mét elkaar. We doen het nóg meer samen. Een projectleider kan nu naar mij toekomen en zeggen: ‘Die-en-die factuur is nog niet verstuurd: waarom is dat nog niet gebeurd?’”

Professionele uitstraling, betere samenwerking

“Waar ik ook naar uitkijk is dat opdrachtgevers het gaan merken. In deze beginfase ervaren zij denk ik nog geen verschil, maar op termijn gaan zij het zeker zien. We ogen niet alleen veel professioneler nu, veel klanten werken met hetzelfde softwarepakket. Dat betekent dat verrekenstaten, overzichten en allerlei andere documentatie over projecten met elkaar correspondeert. Dat kan de samenwerking alleen maar ten goede komen. En komen we ergens toch niet uit? Dan weten we dat we altijd kunnen terugvallen op de consultants van 4PS Construct.”