Krijg grip op de veelvoorkomende problemen in het service- en onderhoudsproces

1. Onnodige fouten en miscommunicatie

Vertrouwt u op papierwerk en Excel-lijsten? Dan kunnen er snel fouten ontstaan. Papierwerk en Excel-lijsten zijn vaak niet up-to-date. Stelt u zich voor: een bewoner maakt telefonisch een melding van een storing aan een installatie. Er komt een melding binnen bij de klantenservice. Vervolgens wordt de melding doorgezet naar de planning die een monteur in plant. Als er een fout wordt gemaakt in één van deze fases kan het zijn dat de monteur niet goed voorbereid op pad gaat. Zorg er daarom voor dat alle documenten kloppen en dat iedereen in dezelfde up-to-date bestanden werkt.

Tip: gebruik een communicatieplatform waar uw servicemeldingen binnenkomen en waar u documenten kunt delen. Uw klanten en partners kunnen een melding aanmaken in het platform, waardoor uw medewerkers vervolgens gemakkelijk deze melding kunnen bekijken in hun softwaresysteem. Door alle communicatie rondom de melding te laten landen in een geïntegreerde softwareoplossing voorkomt u fouten en miscommunicatie.

2. Gebrek aan controle en overzicht

Als een klant belt om de status van zijn aanvraag of servicemelding te controleren, kunt u dan snel zien hoe dit ervoor staat? Of moet u daarvoor verschillende bestanden en systemen raadplegen?

Tip: Kies voor één softwareoplossing waar er een uitgebreide service- en onderhoudsmodule beschikbaar is. Als u met een geïntegreerd systeem werkt is het makkelijker controle en inzicht te bewaren over bedrijfsinformatie, in dit geval over een servicemelding. Een geïntegreerd systeem direct koppelen aan een portaal waarin klanten en/of stakeholders toegang krijgen tot informatie zorgt voor een eenduidige informatiestroom, evenals een hogere klanttevredenheid.

Lees over de ervaring van Energiewacht West NL, zij werkte voorheen met een aaneenschakeling van zelfgebouwde programmatuur. Om ruis te voorkomen heeft Energiewacht West NL besloten om alle informatie te beheersen vanuit één systeem.

3. Geen efficiënte planning

Na het inventariseren van de serviceorders dienen de monteurs ingepland te worden. Het handmatig opstellen van een planning is lastig. Om de onderhoudswerkzaamheden in te plannen moet u inzicht hebben in uw beschikbare personeel, onderaannemers en materieel. Als actuele informatie ontbreekt, kan het zijn dat resources verkeerd worden ingepland. Uw monteur staat dan bijvoorbeeld met het verkeerde materiaal op de locatie. Dit kan zorgen voor vertraging en ergernis evenals dat het onnodige kosten met zich mee brengt.

Tip: U kunt het beste een digitale planningstool gebruiken. Met een tool zoals de Grafische Resource Planning heeft u in één oogopslag inzicht in al uw resources. In het systeem kunt u uw materieel of mensen per project of serviceorder inplannen en het systeem creëert vervolgens een grafische weergave. Zo heeft u meteen overzicht in hoe de planning eruit ziet en kunt u direct anticiperen waar nodig.

4. Geen koppeling met andere processen

Wanneer uw processen niet zijn geïntegreerd met andere processen, is de kans groot dat u niet over de meeste actuele informatie beschikt. Om alle communicatie- en informatiestromen overzichtelijk en beheersbaar te houden is het verstandig om te kiezen voor één geïntegreerde softwareoplossing waarbij alle processen samenkomen. Zo kunt u alle informatie – van het binnenkomen van servicemeldingen tot het uitsturen van de factuur – regelen in één systeem.

Tip: Kies voor een softwareoplossing waarin al uw bedrijfsprocessen zijn geïntegreerd en die u ook kunt koppelen met externe partijen. Zo kunt u gemakkelijk informatie beheersbaar maken en delen met uw medewerkers en ketenpartners.

Wilt u meer weten over het gebruik van een geïntegreerde softwareoplossing voor uw service- en onderhoudsproces? Lees verder in onze whitepaper: ‘In acht stappen uw service- en onderhoudsproces in de installatiebranche digitaliseren.’

Lees whitepaper