De voordelen van één integraal systeem voor uw service- en onderhoudswerkzaamheden
Veel bouw- en vastgoedonderhoudsbedrijven (VGO’s) maken nog steeds gebruik van losse oplossingen voor service- en onderhoudsprocessen. Gedecentraliseerde data kent vele nadelen. Om de ketensamenwerking écht goed te doen, is het belangrijk dat u real-time informatie kunt uitwisselen met partners. Daarnaast is het van belang om uw systemen goed op orde hebben. Werken met verschillende pakketten die niet of maar deels met elkaar communiceren zijn niet efficiënt. U kunt het ene proces goed op orde hebben, maar als het andere proces daar niet op aansluit dan werkt het niet goed samen.
Eén integraal softwaresysteem waarin alle service- en onderhoudsprocessen zijn geïntegreerd is van groot belang. In deze blog lichten we toe waarom een integraal softwaresysteem niet kan ontbreken in uw service- en onderhoudsproces.
1. Een overzicht = één waarheid
Om alle communicatie- en informatiestromen overzichtelijk en beheersbaar te houden is het verstandig om te kiezen voor één geïntegreerde softwareoplossing waarbij alle processen samenkomen. Zo kunt u alle informatie, van het binnenkomen van servicemeldingen tot het uitsturen van de factuur regelen in één systeem. Hierdoor hoeft u alle informatie maar een keer in te typen. Dit voorkomt fouten en scheelt veel tijd.
2. Optimalisatie van het service- en onderhoudsproces
Door gebruik te maken van een geïntegreerde softwareoplossing heeft u real-time inzicht in uw bedrijfsprocessen. Vaak ontstaan fouten als informatie niet up-to-date is en als er besluiten worden genomen op basis van onjuiste data. Als er bijvoorbeeld iets verandert in de planning heeft dit invloed op de buitendienstmedewerker die op pad gaat. Door real-time data kunt u direct bijsturen wanneer dat nodig is. Hierdoor kunt u uw buitendienstmedewerker altijd met de juiste materialen naar de juiste locatie sturen.
Zo vertelt Ariëns, partner in vastgoedonderhoud: “Als je een ketensamenwerking écht goed wil doen, dan moet je ook real-time informatie uit kunnen wisselen met elkaar en je systemen goed op de orde hebben. Wij hadden voorheen allerlei pakketten die niet met elkaar communiceerden, dus dat was niet zo efficiënt. We besloten op zoek te gaan naar een pakket waar we alles mee zouden kunnen doen en vonden dit bij softwareleverancier 4PS.” Lees het hele verhaal van Ariëns hier.
3. Spreek dezelfde taal als uw ketenpartners
Het spreken van dezelfde taal is de basis van een succesvolle samenwerking. Daarom is het van belang dat iedereen in een ketensamenwerking vanuit dezelfde bron werkt. Hierdoor is iedereen op de hoogte van dezelfde informatie. Door gebruik te maken van een geïntegreerd communicatieportaal dat verbonden is aan uw ERP-systeem, kunt u informatie real-time met elkaar delen. Er zijn softwareoplossingen zoals 4PS Construct, die gekoppeld kunnen worden aan het systeem van ketenpartners. Hierdoor kunnen uw ketenpartners bijvoorbeeld een melding maken in het communicatieplatform en u krijgt deze melding direct binnen in uw ERP-systeem. Zo werkt iedereen in hetzelfde systeem en is er maar één waarheid.
Benieuwd welke digitale tools en communicatieplatformen u kunt gebruiken in het service- en onderhoudsproces? Lees onze whitepaper: ‘In 8 stappen uw service- en onderhoudsproces in de bouw digitaliseren’.
-
Deel deze blog
Over de auteur
Bart Jansen | Bart is inmiddels 8 jaar werkzaam bij 4PS. Bart is als bouwkundige opgeleid aan de HTS Bouwkunde. Na 5 jaar praktijkervaring in de restauratie van diverse grachtenpanden en kerken in Amsterdam, maakte hij in 1993 de overstap naar de IT voor de Bouw. De afgelopen 27 jaar heeft Bart dagelijks te maken met aannemers over de keuze voor een nieuw ERP systeem.