Blogs

4 digitale ankers in jouw strijd tegen personeelstekort in de bouwsector

Een tekort aan personeel in de bouw zorgt regelmatig voor frustraties, zowel op de bouwplaats als op kantoor. Projecten lopen vertraging op, marges staan onder druk en het vinden (en behouden) van gekwalificeerd personeel lijkt soms een mission impossible. Wij laten je in deze blog kennis maken met 4 handige digitale tools die deze mission impossible, possible maken.

 

  1. 4PS Nederland
  2. Actueel
  3. 4 digitale ankers in jouw strijd tegen personeelstekort in de bouwsector

Productiviteitsbooster en talentmagneet

Eén van de belangrijkste strijdmiddelen tegen personeelstekort is technologie. Het lost natuurlijk niet alles op, maar door technologie slim in te zetten kunnen bedrijven efficiënter werken. Bijvoorbeeld door bepaalde taken te automatiseren, processen te digitaliseren met handige apps of door gebruik te maken van AI-assistenten zoals Microsoft Copilot.

Bovendien biedt het digitaliseren en automatiseren van processen bedrijven meer dan alleen een productiviteitsboost. Het maakt een bedrijf ook aantrekkelijker voor jong talent. Nu Gen Z geleidelijk de arbeidsmarkt betreedt, krijgen bedrijven te maken met collega’s die opgroeiden met tablets en smartphones. Deze collega’s kennen geen wereld zonder internet. En ze verwachten dat hun werk net zo digitaal is ingericht als hun leven. Papieren urenbriefjes of bonnetjes bijhouden is er voor deze groep werknemers liever niet meer bij. Werk jij als bedrijf nog met verouderde systemen en handmatige processen, dan is de kans groot dat jong talent snel op zoek gaat naar een innovatievere werkgever.

Nu tijd voor het goede nieuws: veel bedrijven hebben al toegang tot allerlei handige digitale hulpmiddelen die werk efficiënter maken binnen het Microsoft 365 abonnement. Je kan er dus direct mee aan de slag! Wij zetten een paar van onze favorieten voor jou op een rij.

1. Microsoft Bookings: boek maar een tijdslot in mijn agenda!

Iemand wil een kort overleg met je inplannen. Vervolgens start een heen-en-weer gemail of gechat met opties voor een kort overleg: “Nee, in de middag zit ik al helemaal vol, maar ik heb wel een half uurtje in de ochtend. Oh, dan heb jij al wat.” Herkenbaar? Jij bent niet alleen. Dat is waarom Microsoft in 2024 Bookings introduceerde.

Microsoft Bookings is een online planningstool waarmee je collega’s, onderaannemers of klanten een afspraak laat inplannen in jouw agenda via een bookingsmodule. Deze tool is volledige geïntegreerd met jouw Outlook-agenda, dus je hoeft je geen zorgen te maken over dubbele boekingen. Je bepaalt zelf welke delen van jouw werkdag je open zet voor afspraken, wie afspraken met je kan inplannen en je kan zelfs ‘diensten’ aanmaken die collega’s bij je kunnen inplannen. Daarna hoef je enkel nog een link naar je Bookingspagina toe te voegen aan je e-mailhandtekening en voilà: je eigen online bookingsmodule.

In een branche waar planning, coördinatie en communicatie cruciaal zijn voor een succesvol project, is deze tijdsbespaarder een handige toevoeging.

2. Microsoft Copilot: persoonlijke AI-assistent aan je zijde

Natuurlijk mag slimme assistent Microsoft Copilot niet ontbreken in dit rijtje. Binnen de Microsoft 365-suite is Copilot een van de meest baanbrekende innovaties; Microsoft investeert dan ook veel tijd en resources in de verdere ontwikkeling van de AI-assistent.

Dankzij de populariteit van tools zoals ChatGPT en Google Gemini zijn we inmiddels vertrouwd met het AI die helpt bij het genereren van teksten, analyseren van data of samenvatten van lange e-mails. Maar waar Copilot zich onderscheidt van de andere tools, is de volledige integratie met andere Microsoft-oplossingen. Copilot kan in Word bijvoorbeeld een eerste versie van een document voor je schrijven op basis van een bestaande PowerPoint. Samen met je digitale assistent bouw je op basis van de draft een volledig document op, zonder dat je de Word-applicatie hoeft te verlaten.

Een ander mooi voorbeeld is de integratie van Copilot binnen ERP-oplossing Business Central. Matthijs van Dijk, Productmanager bij 4PS licht toe: “Omdat wij onze ERP-oplossing 4PS Construct bouwen op het Microsoft Business Centralplatform, gebruiken we Microsoft Copilot als basis voor 4PS Copilot. Veel is daardoor al mogelijk. Via een chatvenster in het ERP kunnen gebruikers bijvoorbeeld vragen stellen over de beschikbare data in het ERP. Vraag bijvoorbeeld welke projecten op dit moment lopen. Of welke offertes openstaan. Met Copilot kom je in de bedrijfssoftware veel sneller tot de data die jou op dat moment vooruithelpen.”

3. Microsoft Loop: realtime samenwerken zonder gedoe

Bij bouw-, GWW/infra- en installatiebedrijven draait het niet alleen om wat buiten gebeurt, op kantoor wordt minstens zo hard samengewerkt aan rapportages, marketing, recruitment en administratieve processen. Maar laten we eerlijk zijn: samenwerken met mensen uit je team of met andere teams verloopt vaak rommelig. Niet iedereen heeft toegang tot dezelfde werkmappen, bestanden zwerven rond in e-mails en feedback raakt verloren. Het zoeken naar de juiste informatie, kost je soms meer tijd dan het werk zelf.

Microsoft Loop is een handige tool binnen Microsoft 365 die je helpt om beter samen te werken. Het zorgt ervoor dat alle informatie op één plek staat, zodat jij en je collega’s tegelijkertijd kunnen werken aan takenlijsten, documenten en rapporten. Geen gedoe meer met eindeloos mailen van documenten – alles gebeurt in één gedeelde omgeving waar je altijd de nieuwste updates ziet.

Bij Loop werk je niet in één groot document, maar in een digitale werkruimte. Daarin maak je Loop-pagina’s om informatie te verzamelen en te ordenen. Deze pagina’s vul je aan met bouwstenen zoals tabellen, notities of takenlijsten. Het handige is dat je deze bouwstenen ook kunt toevoegen aan andere Microsoft-apps, zoals OneNote of Teams.

Stel je voor: je werkt in Loop aan een projectplan. Via Teams vraag je direct feedback aan de projectgroep. Of je wijst op de Loop-pagina taken toe aan collega’s met concrete actiepunten. Iedereen werkt samen in dezelfde omgeving, zonder versiebeheerproblemen of losse documenten.

Kortom, Microsoft Loop helpt je om overzicht te houden en efficiënter samen te werken. En het beste is: het zit gewoon in je Microsoft 365. Probeer het eens uit en ontdek hoe handig het is!

💡 Tip: Werk je aan projecten op de bouwplaats of met externe stakeholders? Dan is het Be-Sync Informatie Portaal (BIP) de ideale oplossing. Hiermee beheer je eenvoudig projectdocumenten en werk je veilig samen met collega’s en ketenpartners. Met BIP houd je grip op zowel interne als externe samenwerking!

4. Microsoft Power Platform: digitaliseer je processen zonder programmeerkennis

Het is bijna niet te geloven, maar het Power Platform bestaat al 7 jaar! Het is inmiddels voor veel bedrijven een belangrijke tool voor het digitaliseren en automatiseren van processen, zowel op kantoor als op de bouwplaats. Het grote voordeel van het Power Platform is dat bedrijven processen en taken eenvoudig kunnen automatiseren via werkstromen of apps, zonder dat daar complexe IT-kennis voor nodig is.

Veel bedrijven in de bouw, GWW en installatie werken daarom al met één of meerdere Power Platform-toepassingen om efficiënter te werken. Power Automate is bijvoorbeeld een populair hulpmiddel om werkstromen te automatiseren.

Ook Rik van Braak, functioneel consultant bij 4PS, gaat graag met Power Automate aan de slag om processen bij klanten slimmer in te richten.

Rik vertelt: “Met Power Automate kun je workflows creëren die dagelijkse taken automatiseren of je op de hoogte houden van systeemveranderingen. Denk bijvoorbeeld aan het controleren van een werkbegroting. Met Power Automate kan dit met één druk op de knop. Wil je een melding ontvangen als een servicecontract bijna afloopt? Dat kan! Met Power Automate verminder je de administratieve last voor medewerkers en zorg je voor een soepelere en productievere werkdag.”

Volgens GWW-bedrijf Van ’t Hek Groep speelt digitalisering en automatisering zeker een rol in de strijd tegen personeelstekort. Jurian Borst, Strategisch Informatiemanager bij Van ’t Hek Groep vertelt:

“Zet naast mooie projecten om aan te werken en goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden, in op automatiseren. Automatiseren is een belangrijke manier om het werk voor medewerkers leuker te maken. En hoe leuker medewerkers hun werk vinden, hoe groter de kans dat ze blijven.”

Wil je meer lezen over hoe bedrijven zoals Van ’t Hek Groep, van Gelder en Heembouw omgaan met personeelstekort in de bouw? Lees dan ook ons e-book: De arbeidsmarkt binnen de Nederlandse bouwsector.

4PS ondersteunt digitale transformatie in de bouw

Ook bij 4PS weten we hoe belangrijk digitalisering is om personeelstekorten op te vangen en efficiënter te werken. Daarom ondersteunen we al meer dan twintig jaar bedrijven in de bouw, GWW/infra en installatiebranche in hun digitale reis.

Dat doen we in eerste instantie door de primaire bedrijfsprocessen te digitaliseren met onze ERP-oplossing 4PS Construct. Dit helpt bedrijven om projecten, financiën, inkoop en materieelbeheer overzichtelijk en gestroomlijnd te organiseren.

Maar digitalisering is meer dan een ERP-oplossing implementeren. Daarom onderzoeken we samen met klanten hoe ze processen nog efficiënter kunnen inrichten en hoe ze meer kunnen halen uit hun IT-investeringen. Zo zetten we Power Automate in om handmatige en repetitieve taken te automatiseren, zodat medewerkers zich kunnen richten op belangrijker werk. Of we helpen klanten met het ontwikkelen van Power Apps die specifieke processen ondersteunen, zoals bijvoorbeeld het opnemen van een woning na het vertrek van een huurder.

Door deze slimme tools in te zetten, helpen we bedrijven niet alleen om efficiënter te werken, maar stimuleren we innovatie en maken we samenwerken eenvoudiger én leuker!

Praten met onze experts?

Digitalisering is een continu proces, en wij denken graag mee over de volgende stap. Vraag een vrijblijvend adviesgesprek met ons aan, we vertellen je graag meer.

Vraag een adviesgesprek aan