Calculeren in de bouw, GWW en installatie

Calculeren in de bouw: meten is weten

Goed en nauwkeurig inzicht in alle kosten is cruciaal voor grote projecten in de bouw, GWW en installatie. Projecten zijn immers altijd verbonden aan strakke deadlines, strikte budgetten en de investeerders rekenen op een vlotte terugbetaling. Ondanks dat het niet eenvoudig is om alle kosten tot in detail te berekenen, doe je het maar beter wel. Want je loopt een groot risico als je geen nauwkeurige calculaties maakt: budgetoverschrijdingen, vertragingen of betaalachterstanden komen dan snel om de hoek kijken.

In deze blog zetten we 5 veelgemaakte valkuilen van calculeren in de bouw, GWW en installatietechniek op een rij en vertellen we hoe je ze in de toekomst vermijdt. Herken jij ze?

1.     Haastige spoed is zelden goed

Overhaaste conclusies zijn bijna altijd het gevolg van een te hoge werkdruk. We kennen het maar al te goed. Onverwachte omstandigheden gooien het werk op locatie in de war, er zijn dagen waarin je alleen maar in meetings lijkt te zitten en stakeholders leggen allemaal hun eigen verwachtingen en eisen bij je neer. Je verliest de controle en het gevaar is dat je overhaast te werk gaat. En daarin schuilt het gevaar: het is een groot risico om calculaties in de bouw te baseren op overhaaste conclusies. Een kleine misrekening of foute aanname aan het begin van het project duikt ongetwijfeld in een latere fase opnieuw op. En dan is het zaak om het weer recht te trekken. Het opsporen van die foutjes – en het corrigeren ervan – kost je uiteindelijk meer tijd dan in de beginfase tijd reserveren voor een extra controle van de calculatie.

2.     Vertrouwen op aannames

Wanneer je je bij het calculeren in de bouw baseert op keiharde feiten, kom je verder dan wanneer je ze baseert op aannames of buikgevoel. Ja, misschien ben je een stuk sneller klaar met je calculatie, maar een stevig fundament voor een succesvol project is het natuurlijk niet. Er zijn betere manieren om tijd te besparen. Zo maak je bijvoorbeeld je calculatieproces eenvoudiger door stuklijsten of meetstaten van vergelijkbare projecten te gebruiken als basis voor jouw berekeningen. Dit vermindert giswerk in je berekeningen en verhoogt de nauwkeurigheid van je prognose.

Lees meer in onze blog “Verbeter projectmanagement in de bouw: aan de slag met realtime data”

3.     Het was toch eerder ook zo…

Hoewel het goed is om het verleden te gebruiken als referentie (lees punt twee), is het belangrijk om altijd kritisch te blijven. Ieder project is uniek en kent eigen uitdagingen en kansen. Volg daarom trends en marktveranderingen op de voet, want die oefenen ook invloed uit op je berekeningen. Het helpt om een calculatie op te splitsen in afzonderlijke delen en uit te laten voeren door mensen met de juiste expertise en vaardigheden. Vanuit hun expertise zijn ze beter op de hoogte van wat er speelt in de markt. Dat maakt de totale calculatie alleen maar nauwkeuriger. Deel je calculatie dus op in fases, scheid materiaal van arbeid, koppel leverancierscatalogi voor directe prijsbepalingen en breng daarna weer alles samen om zo een complete offerte of aanbesteding te maken.

4.     Het zal wel goed zijn…

Projecten worden complexer waardoor calculaties maken een arbeidsintensieve klus is. Maar het is wel de basis van het bouwproject. Heb je geen sterke fundering, dan stort het hele project als een kaartenhuis in elkaar. Hierdoor komt de winstmarge van een project behoorlijk onder druk te staan. Het is noodzakelijk voor een goede projectbewaking om bij het calculeren aandacht te besteden aan de details en altijd te controleren of je niks over het hoofd hebt gezien. Heb je inderdaad iets gemist? Pas dan de calculatie direct aan en denk niet ‘dat komt wel goed’. Check, check én dubbelcheck dus!

5.     Het is maar een schatting, inkoop trekt het wel recht

Een gedetailleerde calculatie is een belangrijke indicator om te bepalen of een project de verwachte winstmarge gaat halen. Als je niet weet hoeveel het kost om een project op te leveren, dan bescherm je je bedrijf onvoldoende tegen vertragingen en budgetoverschrijdingen. Merken inkopers bijvoorbeeld dat materialen in werkelijkheid veel duurder zijn dan gecalculeerd, dan kunnen ze maar weinig doen om dat recht te trekken. Bespaar je inkopers en werkvoorbereiders dus een hoop onderhandelingswerk om de prijzen te drukken en zorg voor een realistische calculatie, gebaseerd op actuele prijzen.

Hoe vermijd je deze valkuilen bij calculeren in de bouw?

Werken met een onnauwkeurige calculatie is in de bouw, GWW en installatiebranche een groot risico, maar het goede nieuws is dat je hier wel degelijk invloed op hebt. Het begint met goed timemanagement. Zorg voor duidelijke prioriteiten. Door prioriteiten te stellen weet je precies welke taken je eerst moet aanpakken. Zo voorkom je situaties waarin werkvoorbereiders in tijdnood komen en dus in deze valkuilen trappen. Stel een calculatieproces op gebaseerd op de ervaring van de experts in je bedrijf. Je hoeft het wiel echt niet iedere keer opnieuw uit te vinden! Maak ook handig gebruik van stuklijsten of meetstaten uit soortgelijke projecten en gebruik ze als leidraad voor een nieuw project. Door bijvoorbeeld in je ERP lijsten op te nemen van goedgekeurde leveranciers, weet je zeker dat jouw calculatoren werken met de juiste prijzen.

Ook het gebruik van de juiste software ondersteunt bedrijven bij calculeren in de bouw. Door te werken met een geïntegreerde totaaloplossing voor bedrijven in de bouwnijverheid, zorg je ervoor dat alle informatie rondom de verschillende fases van een project uit één systeem komen. Nadat de calculatie is opgesteld, kan het inkoopteam vanuit hetzelfde systeem de materialen bestellen aan de hand van de calculatie. Gebruik jij een apart systeem voor jouw calculatie? Verdiep je dan in de voordelen van een geïntegreerde totaaloplossing in de cloud die calculatie, inkoop, projectbewaking en financiën met elkaar verbindt. Want alleen zo heb je echt altijd en overal realtime inzicht in het volledige proces, één versie van de waarheid en zorg je voor een nauwkeurige calculatie in de bouw.

Wil je meer weten over het verbeteren van projectmanagement in de bouw, GWW en installatie? Lees dan ook onze whitepaper: Rendement of risico: 5 financiële risico’s in bouwprojecten.